Расчет стоимости клининговых услуг, составление коммерческого предложения

Статья из журнала "Клининг" №2(3) 2008

Методы расчета стоимости клининговых услугЕсли попытаться проанализировать, как рассчитывается стоимость клининговых услуг, можно выделить несколько методов расчета.1. Сравнительный метод обычно используется компаниями для ценообразования, если нет опыта проведения данных работ. За основу берется цена конкурентов. Такой метод имеет один большой недостаток: где гарантия, что цена конкурентов адекватна затратам, которые понесет ваша компания? У вас нет ни опыта, ни технологии, которые есть у коллег. А если конкурент ошибся или специально занижает стоимость?2. Нормативный метод используется в основном уборочной компанией (УК) на основе собственных разработанных нормативных актов. Отсутствие общепринятых нормативов не позволяет этому методу быть широко распространенным, но очень многие компании пытаются разработать свои нормативы, которые являются часто коммерческой тайной. 3. Позаказный метод используется довольно широко. Он основан на калькулировании всех расходов, связанных с выполнением данного заказа. Недостаток его в том, что порой рассчитанная таким способом стоимость не соответствует цене предложения конкурентов.Так какой метод выбрать?Я предлагаю использовать четвертый – позаказный сравнительно-нормативный метод. Расчет прямых расходов и их оптимизацияЧасто встает вопрос не столько о составлении калькуляции на виды работ, сколько о том, как привести данную стоимость в соответствие с реалиями рынка. Поэтому вопрос оптимизации стоимости так же важен, как и сам расчет. Работая в клининге, я обратил внимание, что менеджеры слово «оптимизация» понимают как приказ о снижении стоимости. И в первую очередь пытаются уменьшить количество клинеров, тем самым увеличивая норму выработки на 20–30%. Этим достигается прямо противоположный эффект: качество работ падает, трудозатраты растут, так как приходится исправлять допущенные ошибки.Так за счет чего можно оптимизировать расходы?На мой взгляд, в первую очередь необходимо правильно подобрать оборудование и инвентарь. Рассмотрим пример.Открывается крупный торговый центр. В техническом задании указано, что основная уборка должна проводиться с 7.00 до 10.00. Менеджер сделал расчет ее стоимости по аналогии с объектом, схожим по многим параметрам. По сравнению с ценой предложения конкурентов она оказалась больше на 10%. Выехав на объект, менеджер предположил, что оптимизировать расходы поможет использование дополнительной поломоечной машины. Сделав перерасчет, он получил экономию в несколько сотен рублей. Такой результат его не устраивал. Следуя пословице народов Севера «Семь раз почеши – один раз помой», менеджер стал рассматривать другие варианты и обратился в компанию, поставляющую оборудование. Специалисты этой компании очень быстро решили проблему. Они предложили использовать поломоечные машины с большей шириной захвата. Это позволило привести стоимость КП к нужным значениям, при этом не увеличивая количество машин. В дальнейшем были проработаны маршруты поломоечной техники, чтобы снизить количество поворотов; это дало дополнительную экономию человеко-часов. Этот пример помогает сделать важные выводы:· не стоит полагаться только на собственный опыт, необходимо более тесно работать с компаниями – поставщиками оборудования и химии;· не всегда использование дополнительного оборудования дает желаемый результат.Доля моющих средств и расходных материалов в прямых расходах составляет в среднем 8–12%, оборудования и инвентаря – 15–25%. Основная же статья прямых расходов (зарплата рабочих) составляет до 85% и является основной. Ее клининговые компании пытаются оптимизировать в первую очередь.Но для того, чтобы уменьшить расходы по обслуживанию контракта, необходимо также внимательно изучить техническое задание, сервисный план. Обычно компании ограничиваются только тем, что разбивают стоимость на сезоны. Однако есть и другие пути.Пример из жизни: заказчик требует уборки санузлов каждый час. Но специфика работы заключается в том, что посетители начинают пользоваться туалетами только через два-три часа после открытия. В итоге были согласованы и внесены изменения в сервис-план. Это освободило одного человека в утреннюю смену. Также можно дифференцировать помещения по категориям, присваивая им определенный уровень чистоты и в зависимости от проходимости определять количество уборок. Это может или уменьшить нагрузку на персонал, или увеличить. В последнем случае это защитит вас от ошибок при начале работ.Опыт также показал, что на объектах комплексного обслуживания попытки оптимизировать затраты за счет химических средств не дают значительного результата. Однако при проведении генеральных уборок (особенно после строительства) правильно подобранная химия значительно снижает трудозатраты. На одном из объектов наша компания сэкономила около 20 тыс. руб. по сравнению с аналогичным объектом только на химии, не считая того, что работы были выполнены на 1,5 дня раньше срока. Маржинальная прибыльНа семинарах часто задают вопрос: как учитывать накладные расходы и прибыль при расчете стоимости коммерческого предложения? Однозначных ответов нет. Накладные расходы – это вообще «плавающая» цифра, зависящая от многих факторов, и точно рассчитать ее заранее достаточно сложно и продолжительно по времени. Стоит заметить, что при планировании расчет накладных расходов на будущий период, конечно же, необходим. В ЗАО «КМК» при расчете стоимости коммерческого предложения принято использовать термин «маржинальная прибыль» (МП). Рассчитывается она достаточно просто: из стоимости контракта без учета НДС вычитаются прямые затраты (рис. 2). Введение МП достаточно быстро упростило работу менеджеров коммерческого отдела, так как оценка их деятельности не зависела теперь от соотношения накладных расходов и прибыли. Если раньше экономист назначал процент накладных, который порой составлял 50% от прямых затрат (что снижало прибыль менеджеру), это вызывало многочисленные жалобы и конфликты. Сейчас менеджер коммерческого отдела заинтересован прогрессивной шкалой премирования в увеличении МП. А экономист уже при подготовке управленческого отчета распределяет МП на накладные расходы и прибыль по факту. Политика формирования МП должна учитывать также стратегические цели и задачи, стоящие перед компанией. Например, если перед фирмой стоит цель увеличить объем продаж, МП снижается. Это также справедливо при проведении сезонных акций или при заключении «перспективного» договора.Составление коммерческого предложенияПосле того как сформирована цена услуги, необходимо подготовить коммерческое предложение таким образом, чтобы заказчик мог не только увидеть ключевую информацию (стоимость) сразу, но и в правильной последовательности. Для этого необходимо каждое предложение максимально персонализировать и прорабатывать таким образом, чтобы учитывались личные особенности заказчика. Пример: при проведении переговоров заказчик делает упор на качество услуг и внешний вид персонала. Несмотря на то что в каждом коммерческом предложении прописаны общие слова о том, что «компания на протяжении ХХ лет уделяет особое внимание качеству…» и т.д., этого явно недостаточно для ЭТОГО ЗАКАЗЧИКА. Можно, конечно, выделить эти фразы шрифтом, написать на отдельном листе, но гораздо лучше, если вы пропишете некоторые механизмы или мероприятия, которые помогут достичь нужного результата. А что касается внешнего вида персонала, то на моей практике был случай, когда мы разрабатывали форму для персонала совместно с заказчиком с учетом специфики ТК. И хотя в результате была принята форма другого образца, такое «живое» обсуждение пошло на пользу обеим сторонам.В 2006 году я опрашивал некоторых заказчиков, и один из вопросов был: читают ли они информацию о фирме в коммерческих предложениях? Из 16 человек 13 ответили, что практически нет. Если не читают, то надо ли писать? Трудно дать однозначный ответ, потому что трое все же прочитали «от корки до корки». Но если вы решили включить историю компании и информацию обо всех услугах, которые вы предоставляете, я бы рекомендовал также включить в коммерческое предложение оглавление.Также важный момент – рекомендательные письма. Были случаи, когда менеджеры включали в коммерческое предложение более 30 таких писем. В итоге КП представляло из себя солидное издание на 60–70 страниц. В этом есть, конечно, свои плюсы – такое КП трудно потерять. Но, на мой взгляд, гораздо больше толку будет от рекомендательных писем заказчиков, работающих в похожем сегменте. Еще один вопрос: стоит ли расшифровывать для заказчика стоимость коммерческого предложения? Да, заказчик имеет полное право знать, за что он платит. С другой стороны, можно понять и клининговую компанию, вынужденную открывать информацию, которую могут использовать третьи лица, – это может касаться технологии, количества оборудования и т.п. Однако если клиент требует от нас подробную смету, мы ему ее предоставляем. Это можно использовать как преимущество, если мы сможем убедить заказчика в том, что демпинговая цена конкурентов не может дать то качество, которое необходимо для проведения работ. Пример. Заказчик проводил тендер на комплексную уборку ТК. Одна компания предоставила КП со стоимостью ниже ФОТ (фонд оплаты труда) собственной службы. На вопрос, сколько вы планируете использовать уборщиков, был дан ответ: вы не волнуйтесь, мы профессионалы. Естественно, эта компания не смогла продолжать участвовать в тендере. Выиграла другая компания и, как выяснилось в дальнейшем, прямые затраты выбранной компании превышали стоимость этого КП почти на 100 тыс. руб. Был ли прав заказчик? Скорее всего – да, так как до сих пор встречаются случаи, когда, выиграв с самой низкой ценой, компания не смогла организовать работу на требуемом уровне. А мнение о том, что заказчик не будет требовать качества от дешевого контракта, – миф.Хочется обратиться к компаниям, которые необоснованно снижают стоимость работ. Ведь выигранный сейчас контракт по очень низкой цене трудно назвать победой, разве что «пирровой»*: у вас не будет возможности качественно выполнить его. Мало того, возникает прецедент для некорректной конкурентной борьбы. Помните: ведь оптимизация – не всегда снижение стоимости. *Пиррова победа– победа, доставшаяся слишком дорогой ценой; победа, равносильная поражению. Происхождением это выражение обязано сражению при Аускуле в 279 г. до н. э. Тогда эпирская армия царя Пирра в течение двух дней вела наступление на войска римлян и сломила их сопротивление, но потери были столь велики, что Пирр заметил: «Еще одна такая победа, и я останусь без войска».